AT S.I. SYSTÈMES, NOUS PROTÉGONS VOTRE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET STRIVER POUR FOURNIR LE MEILLEUR SERVICE POSSIBLE

Politique sur la vie privée

Cette Politique sur la vie privée a pour objet de protéger vos renseignements personnels conformément à la loi fédérale intitulée « Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques » (LPRPDE). La LPRPDE règlemente la collecte, l'utilisation et la divulgation des « renseignements personnels ». Conformément à cette Loi, nous sommes dans l'obligation d'obtenir le consentement de nos candidats et clients avant de collecter, utiliser ou divulguer leurs renseignements personnels. Ce qui suit constitue notre engagement à respecter la LPRPDE qui exige que vous donniez votre consentement à S.i. Systems pour être représenté légalement dans nos Services.

1. POLITIQUE SUR LA VIE PRIVÉE DE S.I. SYSTEMS

S.i. Systems respecte la vie privée des personnes dans tous les aspects de ses activités commerciales. Vos renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués par S.i. Systems conformément à cette Politique sur la vie privée. S.i. Systems s'engage à protéger les renseignements personnels confiés par nos clients et candidats. Nous gérons vos renseignements personnels conformément à toutes les lois applicables. Cette politique fournit un aperçu des principes et pratiques que nous suivons pour protéger vos renseignements personnels. Cette politique s'applique à S.i. Systems et à toutes ses filiales, existantes ou futures. Cette politique s'applique également à toute personne qui fournit des services en notre nom. Une copie de cette politique est remise à tous les clients et candidats lors de leur inscription, et peut être consultée gratuitement sur notre site Internet : http://www.sisystems.com/ .

2. QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS COLLECTONS?

2.1 CANDIDATS

Les renseignements personnels sont les renseignements à propos d'une personne identifiable. Cela comprend le nom, l'adresse postale et le numéro de téléphone de la personne, etc. De manière à ce que votre profil soit toujours à jour, nous devons accéder aux renseignements exigés lors de demandes d'emploi typiques, notamment vos coordonnées, votre expérience et votre formation, comme dans un C.V. typique, ainsi qu'une description du type d'emploi que vous recherchez. Nous stockons et accédons aux renseignements qui vous concernent en tant que candidat : - Nos notes d'entrevue - Les renseignements obtenus avec votre permission auprès de références que vous nous avez fournies - Des lettres de recommandation - Après avoir obtenu un Contrat, les renseignements nécessaires pour les services de paie, notamment le nom commercial ou le numéro d'assurance sociale (le cas échéant), les coordonnées bancaires, les déductions fiscales et les indemnités de congés payés.

2.2 CLIENTS

Les renseignements personnels sont les renseignements à propos d'une personne identifiable. Cela comprend le nom, l'adresse postale et le numéro de téléphone de la personne, etc. De manière à ce que votre profil soit toujours à jour, nous devons accéder aux renseignements exigés lors d'une offre d'emploi typique, notamment les coordonnées de votre entreprise, la description de l'entreprise, la description de l'emploi, et une description du type de candidat que vous recherchez. Nous stockons et accédons aux renseignements qui vous concernent en tant que client : - Nos notes d'entrevue - Après avoir comblé un poste, les renseignements exigés par notre service de comptabilité pour vous facturer.

3. POURQUOI COLLECTONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

3.1 CANDIDATS

En tant que candidats qui utilisent les services de S.i. Systems, nous vous demandons de fournir certains renseignements afin que nous puissions vous offrir le meilleur service possible. Nous utilisons ces renseignements pour : - Évaluer vos qualifications, besoins et préférences - Trouver les offres d'emploi qui correspondront le mieux à votre profil et qui vous donneront la satisfaction professionnelle dont vous avez besoin - Répondre aux demandes de renseignements de nos clients sur les candidats - Évaluer et développer notre entreprise et nos opérations pour mieux servir nos candidats et nos clients. - Fournir des services de paie et exécuter d'autres tâches administratives S.i. Systems ne collecte jamais plus de renseignements personnels que nécessaire, à moins que le client ne le demande et que le candidat y consente.

3.2 CLIENTS

En tant que client qui utilise les services de S.i. Systems, nous vous demandons de fournir certains renseignements afin que nous puissions vous offrir le meilleur service possible. Nous utilisons ces renseignements pour : - Évaluer vos besoins et préférences - Trouver les meilleurs candidats pour pourvoir vos postes - Répondre aux demandes de renseignements de nos candidats sur les offres d'emploi. - Évaluer et développer notre entreprise et nos opérations pour mieux servir nos candidats et nos clients. - Fournir des services de paie et exécuter d'autres tâches administratives. S.i. Systems ne collecte jamais plus de renseignements personnels que nécessaire, à moins que le candidat ne le demande et que le client y consente.

4. QUAND DIVULGUONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET À QUI?

Nous n'échangeons, ne vendons ou ne louons jamais vos renseignements personnels à des entreprises externes. Vos renseignements ne sont divulgués qu'à des fins commerciales légitimes et transparentes de S.i. Systems, ou pour satisfaire des exigences légales et réglementaires, par exemple, afin d'obéir à une ordonnance d'un tribunal. Dans le cours normal des affaires, nous divulguons les renseignements personnels de nos candidats à nos clients lorsque nous estimons qu'un emploi leur convient. Nous ne fournissons aux clients les renseignements sur les candidats que si un emploi leur convient, et nous ne fournissons que les renseignements exigés et demandés pour prendre une décision éclairée concernant un candidat. Ces renseignements comprennent, notamment, sans s'y limiter, le C.V. du candidat ainsi que les vérifications des références, et une description de l'entreprise du client. Il se peut que nous partagions les renseignements avec nos filiales, partenaires ou autres entreprises (collectivement désignés « représentants ») auxquelles nous faisons appel pour fournir des services de dotation en personnel complets. Cependant, nous ne divulguons que les renseignements pertinents pour la tâche qu'effectuera le représentant en notre nom. Nous veillons également à ce que chaque contrat que nous signons avec un représentant explique clairement l'obligation du représentant de protéger vos renseignements personnels et de respecter les principes relatifs à la vie privée. La divulgation de vos renseignements personnels ne doit pas compromettre quelconque loi fédérale ou provinciale. Un exemple d'entreprise avec laquelle nous pourrions partager des renseignements personnels est une entreprise se spécialisant dans la vérification des antécédents criminels, académiques et de crédit, selon les exigences du client et avec le consentement du candidat.

5. AVEZ-VOUS DONNÉ VOTRE CONSENTEMENT?

Après avoir lu ceci, notre Politique sur la vie privée, et en utilisant nos services et en nous fournissant vos renseignements personnels, nous prenons pour acquis votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, tel que spécifié dans les présentes. Si possible et lorsque nécessaire, nous obtenons votre consentement pour des usages et divulgations particuliers. Nous tenons pour acquis votre consentement si nous jugeons que nous utilisons vos renseignements personnels à des fins évidentes pour vous. Par exemple, si un candidat énumère les noms et numéros de téléphone de ses employeurs précédents sur son C.V. afin que nous puissions vérifier ses références, nous ne cherchons pas à obtenir votre consentement exprès avant de vérifier ces références. Dans les cas où nous avons collecté des renseignements personnels avant le 1er janvier 2004, nous tenons pour acquis votre consentement et, le cas échéant, la divulgation aux fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés.

6. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS?

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que vous utilisez nos services de placement, ou plus longtemps si la loi l'exige. Pour les contractuels, cela signifie que nous conservons tous vos renseignements tant et aussi longtemps que vous demeurez sur notre liste de paie, et pendant sept ans par la suite. Dans le cas des postes permanents, nous conservons vos renseignements pendant un an après que vous ayez accepté un poste permanent.

7. COMMENT SÉCURISONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous avons des politiques et procédures visant à nous assurer que vos renseignements personnels, autant en version papier qu'électronique, sont sécurisés. Par exemple, nous exigeons ce qui suit : - les employés de S.i. Systems doivent avoir en leur possession des cartes de sécurité pour accéder aux lieux, et tous les autres visiteurs doivent signer le registre et être escortés. - Les classeurs demeurent verrouillés en tout temps. - L'accès aux fichiers papier et électroniques est limité à ceux qui doivent être mis au courant selon le poste à combler. - Les critères de sélection du mot de passe des systèmes et son expiration rendent l'accès non autorisé plus difficile. - Le personnel suit régulièrement une formation quant à l'importance de la confidentialité et de la sécurité. Vous pouvez poser des questions sur nos services par l'entremise de notre site Internet, et fournir des renseignements sur vous-même, par exemple, votre C.V. Afin de sécuriser le transfert de tels renseignements personnels, S.i. Systems a obtenu un certificat de serveur Secure Socket layer (SSL). Par conséquent, les renseignements personnels obtenus par l'entremise de notre site sont collectés au travers d'une page sécurisée, de manière à être cryptés lors du transfert à un serveur de S.i. Systems protégé par un mot de passe et doté d'un pare-feu. Si vous fournissez des renseignements personnels par l'entremise d'un courriel non crypté, vous devez être conscient des risques d'interception indépendants de votre volonté.

8. COMMENT POUVEZ-VOUS ACCÉDER À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET VÉRIFIER LEUR EXACTITUDE?

S.i. Systems se fie aux renseignements que vous lui avez fournis. En tout temps, vous pouvez soumettre une demande écrite pour accéder à vos renseignements personnels. Moyennant des frais administratifs minimes, nous vous fournirons une copie des renseignements personnels que nous possédons. S.i. Systems s'efforce de tenir à jour des registres exacts de vos renseignements personnels, cependant, nous avons besoin de votre collaboration. À cette fin, nous vous prions donc de nous fournir des renseignements à jour. Veuillez vous rendre sur notre site Internet et nous indiquer tous les renseignements déjà fournis qui sont incomplets, inexacts ou qui ne sont plus d'actualité.

9. NOUS JOINDRE

S.i. Systems a à cœur la sécurité de vos renseignements personnels et votre vie privée. Pour toute question concernant cette politique, ou si vous estimez que S.i. Systems ne la respecte pas, veuillez écrire à info@sisystems.com, à l'attention du directeur du service de la protection de la vie privée.